企業(yè)為什么需要證書管理軟件？
發(fā)布時間：2020-05-25 點擊率：752
隨著建筑企業(yè)發(fā)展，國家對行業(yè)的監(jiān)管越來越嚴(yán)，對各類證件、資質(zhì)的要求正在逐漸增多。一個手續(xù)齊全的建筑企業(yè)擁有的證書、證件往往數(shù)以百計，可能包括：
1.企業(yè)資格證件：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法人組織機(jī)構(gòu)代碼證書、企業(yè)安全生產(chǎn)許可證書、管理體系認(rèn)證證書、法人證、稅務(wù)登記證。
2.企業(yè)榮譽(yù)證書：優(yōu)質(zhì)工程證書、文明工地證書、“重合同、守信用”證書。
3.企業(yè)人員資格證書：項目經(jīng)理資格證書、職稱證書、年度安全考核證書、“五大員”崗位合格證書、特殊工種上崗證書。
4.以后取得的企業(yè)各類資質(zhì)、資格和榮譽(yù)證書。
證書種類多，使用頻繁，作用廣大，但企業(yè)往往沒有科學(xué)管理證書的意識：各類證件分散保存、沒有時間集中管理、過期沒有提醒、借出不知去向等情況非常常見。對于企業(yè)來說，如何管理這些數(shù)量繁多的證件是值得認(rèn)真思考和設(shè)計的問題。
如何管理科學(xué)化的管理證書和資料：
1. 制定相應(yīng)的規(guī)章制度：
證書由企業(yè)辦公室統(tǒng)一管理，并建立企業(yè)證件登記臺帳。記載證件名稱、數(shù)量、批準(zhǔn)時間、批準(zhǔn)部門、證書經(jīng)營范圍、有效時間、年檢時間。證件的使用必須復(fù)印簽字并通過審核。
2.利用工程項目管理軟件
工程項目管理軟件對企業(yè)來說是非常強(qiáng)大的管理助手，管理證件只是工程項目管理軟件中的一個小功能，但就可以輕松的解決企業(yè)證件管理難題。
首先，在證件管理方面：所有證件照片都可以上傳到系統(tǒng)中，企業(yè)系統(tǒng)可以自定義證件分類，對各類不同的證書進(jìn)行分類管理，需要什么證件，可以在系統(tǒng)中快速查閱。同時企業(yè)可以對證件設(shè)置備注，建立提醒機(jī)制，當(dāng)證件發(fā)生過期、需要續(xù)辦時系統(tǒng)將自動提醒。同時也可以在備注上標(biāo)注證件存放地點和責(zé)任人，方便取件辦事。
在證件使用方面：可以規(guī)定各個崗位的權(quán)限，用戶根據(jù)自身權(quán)限可使用各類證件。如果需要高級證件或者是需要原件時，可以線上發(fā)起使用申請。歸還時填寫相應(yīng)的歸還單。藉此實現(xiàn)了證件借還的標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，來去清晰。
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