如何利用項目管理系統(tǒng)解決常見的財務(wù)管理問題？
發(fā)布時間：2020-09-27 點擊率：1092
常見財務(wù)問題解決方案
財務(wù)問題往往是廣大工程項目企業(yè)最為頭疼的，財務(wù)的問題具有危害大、管理難、影響廣等特點。
今天，金石軟件就系統(tǒng)的盤點一下，各個工程企業(yè)常見的財務(wù)問題和解決方案。
問題1：付款額大于發(fā)票金額
職工A與供應(yīng)商甲簽訂合同，采購商品總計30萬元，發(fā)票開到入賬后，因變化需多付2萬元。A為了節(jié)約流程時間，違規(guī)操作，未重新簽訂合同，導(dǎo)致公司付款32萬元，得到的發(fā)票卻只有30萬元。
該操作會對企業(yè)造成什么影響？
1 職工A補回發(fā)票再讓財務(wù)進行沖減，但開票從協(xié)商到開具、郵寄需要一定的時間。
2 職工A無法補充發(fā)票，那差額難以處理保障，只能掛暫不往來，或需要通過其他途徑補充發(fā)票。
金石解決方案：
系統(tǒng)可以設(shè)定以項目合同為基準，該合同相關(guān)的付款額度不能超過發(fā)票額。（系統(tǒng)會自動關(guān)聯(lián)發(fā)票），以此杜絕違規(guī)操作。
問題2：付款金額超過了預(yù)付款申請
員工A在3月10日請示高層領(lǐng)導(dǎo)X下月采購水泥20噸，總金額6000元。但后來查賬時發(fā)現(xiàn)付款金額高達7800元，而財務(wù)人員表示當時工作太忙，沒有看到預(yù)付款批示，只看到領(lǐng)導(dǎo)簽字的采購申請即進行付款。各執(zhí)一說，最后也沒法解決。
金石解決方案：
這類情況常出現(xiàn)于組織架構(gòu)不完善，缺乏有效、科學(xué)的管理系統(tǒng)的企業(yè)，由于單據(jù)之間沒有聯(lián)系，僅憑紙質(zhì)文件記錄領(lǐng)導(dǎo)批示，在時間跨度較長情況下，很容易出現(xiàn)各種漏洞。
金石項目管理系統(tǒng)將收錄所有的預(yù)付款申請，監(jiān)控發(fā)生的付款申請單，在財務(wù)人發(fā)起付款申請時，如遇超額將自動發(fā)起提醒。提醒功能可以有效的防止財務(wù)人員出現(xiàn)失誤，如果在提醒模式下再出現(xiàn)失誤，也可以明確責任，進行強化管理和追責。
問題3：重復(fù)付款
某子公司采購部業(yè)務(wù)人員A發(fā)起支付供應(yīng)商貨款申請，恰逢財務(wù)經(jīng)理有急事處理，匆忙付款后卻沒有將信息告知A。
結(jié)果，A并未接到上級領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)，以為未付款。在三天后，又提交同樣的付款申請，由于該子公司創(chuàng)立不久，財務(wù)人員匱乏，忙碌中未經(jīng)過嚴格審核，再次將相同款項付出。直到月末對賬才發(fā)現(xiàn)。
金石解決方案：
重復(fù)付款這種低級錯誤其實并不罕見，不過利用項目管理系統(tǒng)就能輕松解決，無需額外設(shè)置，系統(tǒng)將會自動監(jiān)控，同合同下方重復(fù)付款、超額付款時將自動發(fā)起提醒。
問題4 員工借款未還
某員工A欲借款1萬元，承諾次月歸還。公司領(lǐng)導(dǎo)考慮雖然A剛?cè)肼毑痪?，但正巧談下了大單子，提?/span>2萬元，不會出現(xiàn)問題，遂批準。
但由于事物繁忙，在員工A未歸還的情況下發(fā)放了次月的工資及提成。A次日失蹤、查無音訊，雖然1萬元已經(jīng)可報警立案，但當前已對公司造成損失。
金石解決方案：
領(lǐng)導(dǎo)可在項目管理系統(tǒng)中設(shè)置：員工借款自動從工資里扣除，之后系統(tǒng)將自動扣除，不需要人工操作，也不會出現(xiàn)失誤。
