企業(yè)信息化利器——工程項目管理軟件
發(fā)布時間：2023-11-13 點擊率：11369
近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)的廣泛應用，企業(yè)組織的數(shù)字化和信息化進程得到了推動，加速了企業(yè)的信息化轉(zhuǎn)型。信息化對企業(yè)項目管理的作用越來越明顯，信息技術帶來的精細化、信息化和智能化，讓企業(yè)在項目管理中擁有了更多的主動權(quán)。因此，許多企業(yè)組織已經(jīng)開始構(gòu)建以工程項目管理軟件為主的項目信息化系統(tǒng)，這成為他們提升內(nèi)部管理能力、提高項目工作效率和增強企業(yè)競爭力的一個重要途徑。
眾所周知，企業(yè)項目管理能力的強弱在很大程度上決定了企業(yè)項目的成功與否以及市場競爭力。隨著企業(yè)從內(nèi)部協(xié)調(diào)為主轉(zhuǎn)變?yōu)榭缃M織的綜合協(xié)調(diào)，對企業(yè)項目的計劃、組織、協(xié)同與控制等能力帶來了很大的挑戰(zhàn)。而在信息化時代，項目管理信息系統(tǒng)的重要性更加凸顯，不僅滿足了互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)發(fā)展的需求，也成為了加強企業(yè)經(jīng)營管理、提升經(jīng)營質(zhì)量效益、提高企業(yè)運營效率的基礎保障。
盡管許多企業(yè)已經(jīng)開始實施項目信息化管理，并投資了數(shù)十萬甚至數(shù)百萬用于開發(fā)工程項目管理軟件，但卻未能達到預期效果。更有些企業(yè)不惜投入大量人力、物力和財力引進項目管理信息系統(tǒng)，卻因此造成了爛尾。根本原因在于缺乏必要的系統(tǒng)認識和結(jié)構(gòu)化思維，不知如何打造工程項目管理軟件。
工程項目管理軟件的建設過程是為了明確和完善企業(yè)項目信息化管理需求。那么，企業(yè)應該如何構(gòu)建工程項目管理軟件，以提升信息化時代的項目管理能力呢？通過對企業(yè)的調(diào)研和多年項目管理服務經(jīng)驗的總結(jié)，我們認為企業(yè)可以從以下三個方面來提升項目管理信息化能力：正確理解項目管理、加強項目管理領導力以及提高工程項目管理軟件的應用。
正確理解項目管理的概念
目前仍有很多人將項目管理簡單地理解為“對項目的管理”，這是一個重要的誤解。他們沒有意識到項目管理是創(chuàng)新、改進和補充傳統(tǒng)企業(yè)管理方法的手段，也沒有思考企業(yè)和項目之間的密切關系，導致他們?nèi)匀皇褂脗鹘y(tǒng)的企業(yè)管理方法來管理純項目型的企業(yè)。因此，在實施項目管理信息化之前，企業(yè)需要進行正本清源，統(tǒng)一認識。
既然企業(yè)的存在是為了項目，那么項目的管理和執(zhí)行就是企業(yè)的主要業(yè)務，其他業(yè)務（如財務、人事、客戶管理等常規(guī)管理）則是圍繞著項目展開的，屬于項目的輔助業(yè)務或企業(yè)級項目管理業(yè)務。因此，在規(guī)劃和建設企業(yè)項目管理信息化時，應以項目管理和項目執(zhí)行的信息平臺為核心，項目管理系統(tǒng)應作為整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的主要基礎組成部分。
提升企業(yè)的項目管理能力是一個長期的過程，需要打造企業(yè)項目管理信息系統(tǒng)。在這個過程中，需要橫向覆蓋企業(yè)所有的業(yè)務領域、各職能部門、各下屬單位和各相關組織機構(gòu)，并通過信息化管理進行整合。同時，需要縱向貫穿項目從投融資、經(jīng)營、設計、成本、進度、采購、安全、施工、開車、質(zhì)量、運維等各項目階段，實現(xiàn)高效協(xié)同管理。然而，整個建設過程是一個需要不斷完善的系統(tǒng)化工程，需要適時進行系統(tǒng)更新和升級。
企業(yè)必須深刻了解工程項目管理軟件的本質(zhì)，而不能簡單地期望草率地選擇一套軟件并將紙面信息填充到軟件中，然后就認為項目管理信息化已經(jīng)完全實現(xiàn)了。這樣的結(jié)果往往是企業(yè)真正的問題并未解決，軟件也變得無用。
因此，在構(gòu)建項目管理信息系統(tǒng)時，企業(yè)組織應該明確認識到項目管理系統(tǒng)的本質(zhì)是“管理+IT”。IT技術是實現(xiàn)企業(yè)項目管理理念的工具，但關鍵在于企業(yè)組織本身對項目管理體系的全面認識和結(jié)構(gòu)化思維是否扎實。只有這樣，才能更好地打造出適合企業(yè)自身需求的項目管理信息化平臺。
項目管理的領導力是指在項目執(zhí)行過程中，有效地領導團隊，發(fā)揮項目經(jīng)理的權(quán)威和激勵作用，以達成項目目標和交付高質(zhì)量成果的能力。
項目信息化建設是企業(yè)管理革新的工作，也是領導者的一項重要任務。領導者需要具備遠見和洞察力，意識到項目管理信息化是企業(yè)在未來市場競爭中必不可少的條件。只有深刻理解信息化技術和項目管理才能從根本上理解項目信息化的管理要求，并確定系統(tǒng)建設的最終目標。只有這樣，領導者才能引領企業(yè)建立適應自身需求的智能化項目管理信息平臺，設計合理的項目管理流程和業(yè)務流程，建立信息化管理團隊，培養(yǎng)必要的人才來運營項目信息化管理，避免盲目追求“信息化”。
項目管理系統(tǒng)的建設是一個巨大的任務，涉及到企業(yè)的業(yè)務、技術、成本控制和工程等多個部門。它需要各個部門積極配合，參與項目的流程梳理、藍圖設計、功能測試和推廣使用等工作。因此，企業(yè)高層應高度重視并親自參與其中，從企業(yè)整體的角度提出具體、合理的目標和要求，對項目的重大決策提出建議。企業(yè)的各個部門和人員都應遵循這個目標，建立項目考核機制，確保他們都能有效參與、充分溝通和協(xié)同合作，以確保信息化系統(tǒng)的建設不會被孤立。
不以項目管理作為手段進行經(jīng)營的組織，常常沒有專門的管理系統(tǒng)來支持項目管理需求。缺乏基于項目的管理系統(tǒng)會導致項目管理變得更加困難。實施項目的組織結(jié)構(gòu)通常對于獲得項目所需資源和以何種條件獲取資源起著制約作用。因此，項目管理團隊應該了解他們的組織結(jié)構(gòu)和體系對項目的影響。
不同行業(yè)的項目具有不同的特點，但項目管理信息化對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的作用大體上是相似的。在戰(zhàn)略層面上，它可以支持企業(yè)的項目化管理，并提高整體運營效率；在經(jīng)營層面上，它可以幫助企業(yè)規(guī)范項目管理流程，加強部門之間的溝通和協(xié)作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，消除信息孤島；在項目執(zhí)行層面上，它可以實現(xiàn)項目的精細化管理，加強對項目的成本、進度、質(zhì)量和安全控制，確保項目的效益。因此，構(gòu)建適應企業(yè)項目信息化運營需求的組織結(jié)構(gòu)對提高組織效能非常重要。
因此，在進行企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設計時，領導者需要采用信息化的設計思路，將組織的業(yè)務特點與信息化技術有機結(jié)合，以實現(xiàn)企業(yè)管理模式的扁平化，使跨部門協(xié)作更加智能、敏捷和高效。項目管理的成功高度依賴于有效的組織溝通，從而避免各部門之間只是表面上的合作而實質(zhì)上互相獨立。只有上下一心、意識到位、通力合作，才能構(gòu)建一套先進的管理理念、適用于企業(yè)且簡潔易用的項目管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮項目管理信息化的效益。
應用工程項目管理系統(tǒng)技術
我們常常使用工程項目管理軟件來實現(xiàn)項目信息化管理。實施項目管理信息化需要企業(yè)擁有清晰的項目管理流程、順暢的項目溝通機制，以及明確的組織管理權(quán)責。然而，信息化不僅僅是軟件的問題，更是管理的問題。在企業(yè)實施項目管理信息化之前，需要先梳理項目管理流程并做好業(yè)務數(shù)據(jù)規(guī)劃，然后再通過工程管理軟件來使之落地。
在建立項目管理信息系統(tǒng)的過程中，通常會運營管理和軟件管理兩條線并行進行。然而，這種方式常常忽視了跨部門溝通和協(xié)同工作的重要性，并且使用傳統(tǒng)的管理模式導致了一些問題，比如出現(xiàn)了“信息孤島”的現(xiàn)象。由于缺乏詳盡的需求分析、業(yè)務流程和衡量標準的了解，各個部門之間的合作受到了限制。
企業(yè)盲目地使用表面上“功能齊全”的軟件，結(jié)果只是提高了電子化程度，卻無法實現(xiàn)最基本的功能。雖然外觀很重要，但只有“合適”才能帶領企業(yè)走得更遠。
即使是在項目管理信息系統(tǒng)方面取得了最大成功的企業(yè)，也有其獨特的管理體系和思想。舉個例子，贏得值技術是一種基于時間的量化目標動態(tài)管理方法，它的顯著優(yōu)勢在于引導人們關注目標的量化及時間性，使得“到什么時間計劃完成多少工作”變得一目了然。因此，在選擇項目管理信息系統(tǒng)時，企業(yè)應該避免盲目模仿行業(yè)標桿企業(yè)的應用模板，而要真實地分析自身實際需求，并選擇那些在項目管理領域具有特定優(yōu)勢和獨到見解的企業(yè)，以確保選擇的項目管理信息系統(tǒng)能夠切合實際。
眾所周知，企業(yè)項目管理能力的強弱在很大程度上決定了企業(yè)項目的成功與否以及市場競爭力。隨著企業(yè)從內(nèi)部協(xié)調(diào)為主轉(zhuǎn)變?yōu)榭缃M織的綜合協(xié)調(diào)，對企業(yè)項目的計劃、組織、協(xié)同與控制等能力帶來了很大的挑戰(zhàn)。而在信息化時代，項目管理信息系統(tǒng)的重要性更加凸顯，不僅滿足了互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)發(fā)展的需求，也成為了加強企業(yè)經(jīng)營管理、提升經(jīng)營質(zhì)量效益、提高企業(yè)運營效率的基礎保障。
盡管許多企業(yè)已經(jīng)開始實施項目信息化管理，并投資了數(shù)十萬甚至數(shù)百萬用于開發(fā)工程項目管理軟件，但卻未能達到預期效果。更有些企業(yè)不惜投入大量人力、物力和財力引進項目管理信息系統(tǒng)，卻因此造成了爛尾。根本原因在于缺乏必要的系統(tǒng)認識和結(jié)構(gòu)化思維，不知如何打造工程項目管理軟件。
工程項目管理軟件的建設過程是為了明確和完善企業(yè)項目信息化管理需求。那么，企業(yè)應該如何構(gòu)建工程項目管理軟件，以提升信息化時代的項目管理能力呢？通過對企業(yè)的調(diào)研和多年項目管理服務經(jīng)驗的總結(jié)，我們認為企業(yè)可以從以下三個方面來提升項目管理信息化能力：正確理解項目管理、加強項目管理領導力以及提高工程項目管理軟件的應用。
正確理解項目管理的概念
目前仍有很多人將項目管理簡單地理解為“對項目的管理”，這是一個重要的誤解。他們沒有意識到項目管理是創(chuàng)新、改進和補充傳統(tǒng)企業(yè)管理方法的手段，也沒有思考企業(yè)和項目之間的密切關系，導致他們?nèi)匀皇褂脗鹘y(tǒng)的企業(yè)管理方法來管理純項目型的企業(yè)。因此，在實施項目管理信息化之前，企業(yè)需要進行正本清源，統(tǒng)一認識。
既然企業(yè)的存在是為了項目，那么項目的管理和執(zhí)行就是企業(yè)的主要業(yè)務，其他業(yè)務（如財務、人事、客戶管理等常規(guī)管理）則是圍繞著項目展開的，屬于項目的輔助業(yè)務或企業(yè)級項目管理業(yè)務。因此，在規(guī)劃和建設企業(yè)項目管理信息化時，應以項目管理和項目執(zhí)行的信息平臺為核心，項目管理系統(tǒng)應作為整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的主要基礎組成部分。
提升企業(yè)的項目管理能力是一個長期的過程，需要打造企業(yè)項目管理信息系統(tǒng)。在這個過程中，需要橫向覆蓋企業(yè)所有的業(yè)務領域、各職能部門、各下屬單位和各相關組織機構(gòu)，并通過信息化管理進行整合。同時，需要縱向貫穿項目從投融資、經(jīng)營、設計、成本、進度、采購、安全、施工、開車、質(zhì)量、運維等各項目階段，實現(xiàn)高效協(xié)同管理。然而，整個建設過程是一個需要不斷完善的系統(tǒng)化工程，需要適時進行系統(tǒng)更新和升級。
企業(yè)必須深刻了解工程項目管理軟件的本質(zhì)，而不能簡單地期望草率地選擇一套軟件并將紙面信息填充到軟件中，然后就認為項目管理信息化已經(jīng)完全實現(xiàn)了。這樣的結(jié)果往往是企業(yè)真正的問題并未解決，軟件也變得無用。
因此，在構(gòu)建項目管理信息系統(tǒng)時，企業(yè)組織應該明確認識到項目管理系統(tǒng)的本質(zhì)是“管理+IT”。IT技術是實現(xiàn)企業(yè)項目管理理念的工具，但關鍵在于企業(yè)組織本身對項目管理體系的全面認識和結(jié)構(gòu)化思維是否扎實。只有這樣，才能更好地打造出適合企業(yè)自身需求的項目管理信息化平臺。
項目管理的領導力是指在項目執(zhí)行過程中，有效地領導團隊，發(fā)揮項目經(jīng)理的權(quán)威和激勵作用，以達成項目目標和交付高質(zhì)量成果的能力。
項目信息化建設是企業(yè)管理革新的工作，也是領導者的一項重要任務。領導者需要具備遠見和洞察力，意識到項目管理信息化是企業(yè)在未來市場競爭中必不可少的條件。只有深刻理解信息化技術和項目管理才能從根本上理解項目信息化的管理要求，并確定系統(tǒng)建設的最終目標。只有這樣，領導者才能引領企業(yè)建立適應自身需求的智能化項目管理信息平臺，設計合理的項目管理流程和業(yè)務流程，建立信息化管理團隊，培養(yǎng)必要的人才來運營項目信息化管理，避免盲目追求“信息化”。
項目管理系統(tǒng)的建設是一個巨大的任務，涉及到企業(yè)的業(yè)務、技術、成本控制和工程等多個部門。它需要各個部門積極配合，參與項目的流程梳理、藍圖設計、功能測試和推廣使用等工作。因此，企業(yè)高層應高度重視并親自參與其中，從企業(yè)整體的角度提出具體、合理的目標和要求，對項目的重大決策提出建議。企業(yè)的各個部門和人員都應遵循這個目標，建立項目考核機制，確保他們都能有效參與、充分溝通和協(xié)同合作，以確保信息化系統(tǒng)的建設不會被孤立。
不以項目管理作為手段進行經(jīng)營的組織，常常沒有專門的管理系統(tǒng)來支持項目管理需求。缺乏基于項目的管理系統(tǒng)會導致項目管理變得更加困難。實施項目的組織結(jié)構(gòu)通常對于獲得項目所需資源和以何種條件獲取資源起著制約作用。因此，項目管理團隊應該了解他們的組織結(jié)構(gòu)和體系對項目的影響。
不同行業(yè)的項目具有不同的特點，但項目管理信息化對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的作用大體上是相似的。在戰(zhàn)略層面上，它可以支持企業(yè)的項目化管理，并提高整體運營效率；在經(jīng)營層面上，它可以幫助企業(yè)規(guī)范項目管理流程，加強部門之間的溝通和協(xié)作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，消除信息孤島；在項目執(zhí)行層面上，它可以實現(xiàn)項目的精細化管理，加強對項目的成本、進度、質(zhì)量和安全控制，確保項目的效益。因此，構(gòu)建適應企業(yè)項目信息化運營需求的組織結(jié)構(gòu)對提高組織效能非常重要。
因此，在進行企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設計時，領導者需要采用信息化的設計思路，將組織的業(yè)務特點與信息化技術有機結(jié)合，以實現(xiàn)企業(yè)管理模式的扁平化，使跨部門協(xié)作更加智能、敏捷和高效。項目管理的成功高度依賴于有效的組織溝通，從而避免各部門之間只是表面上的合作而實質(zhì)上互相獨立。只有上下一心、意識到位、通力合作，才能構(gòu)建一套先進的管理理念、適用于企業(yè)且簡潔易用的項目管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮項目管理信息化的效益。
應用工程項目管理系統(tǒng)技術
我們常常使用工程項目管理軟件來實現(xiàn)項目信息化管理。實施項目管理信息化需要企業(yè)擁有清晰的項目管理流程、順暢的項目溝通機制，以及明確的組織管理權(quán)責。然而，信息化不僅僅是軟件的問題，更是管理的問題。在企業(yè)實施項目管理信息化之前，需要先梳理項目管理流程并做好業(yè)務數(shù)據(jù)規(guī)劃，然后再通過工程管理軟件來使之落地。
在建立項目管理信息系統(tǒng)的過程中，通常會運營管理和軟件管理兩條線并行進行。然而，這種方式常常忽視了跨部門溝通和協(xié)同工作的重要性，并且使用傳統(tǒng)的管理模式導致了一些問題，比如出現(xiàn)了“信息孤島”的現(xiàn)象。由于缺乏詳盡的需求分析、業(yè)務流程和衡量標準的了解，各個部門之間的合作受到了限制。
企業(yè)盲目地使用表面上“功能齊全”的軟件，結(jié)果只是提高了電子化程度，卻無法實現(xiàn)最基本的功能。雖然外觀很重要，但只有“合適”才能帶領企業(yè)走得更遠。
即使是在項目管理信息系統(tǒng)方面取得了最大成功的企業(yè)，也有其獨特的管理體系和思想。舉個例子，贏得值技術是一種基于時間的量化目標動態(tài)管理方法，它的顯著優(yōu)勢在于引導人們關注目標的量化及時間性，使得“到什么時間計劃完成多少工作”變得一目了然。因此，在選擇項目管理信息系統(tǒng)時，企業(yè)應該避免盲目模仿行業(yè)標桿企業(yè)的應用模板，而要真實地分析自身實際需求，并選擇那些在項目管理領域具有特定優(yōu)勢和獨到見解的企業(yè)，以確保選擇的項目管理信息系統(tǒng)能夠切合實際。
總的來說，使用工程項目管理軟件進行項目管理的信息化建設能夠?qū)嶋H幫助企業(yè)改善項目管理環(huán)境，規(guī)范項目管理流程，從多個角度提高管理效率，多方面幫助企業(yè)在降低成本和增加效益方面取得進展。對于項目型企業(yè)來說，加快項目管理信息化建設，引入適合的工程項目管理軟件，推動信息化成為項目型企業(yè)的核心競爭力，并努力成為企業(yè)新的業(yè)務增長點，變得非常重要和緊迫。
